Case: Gemeente Leeuwarden

Gemeente Leeuwarden wilde een rondetafelgesprek organiseren waarbij verschillende stakeholders fysiek én online konden samenkomen om in gesprek te gaan over de aanleg van de Stringbrêge. Met huysgenoot Marijke Roskam als gespreksleider werd het een waardevol evenement waarbij alle betrokken hun verhaal konden doen.

Voor deze case vroegen we Marianne Reitsma, communicatieadviseur bij Gemeente Leeuwarden, naar haar ervaringen en de samenwerking.

Gemeente Leeuwarden wilde een rondetafelgesprek organiseren waarbij verschillende stakeholders fysiek én online konden samenkomen om in gesprek te gaan over de aanleg van de Stringbrêge. De aanleg van de brug roept veel vragen op en dus werd het tijd voor een goed gesprek. Met huysgenoot Marijke Roskam als gespreksleider werd het een waardevol evenement waarbij alle betrokken hun verhaal konden doen.

Voor deze case vroegen we Marianne Reitsma, communicatieadviseur bij Gemeente Leeuwarden, naar haar ervaringen en de samenwerking.

Kun je vertellen om wat voor soort event het ging?

"Wij willen een brug aanleggen in een dorp. Er was flinke verdeeldheid in het dorp rondom de brug. Er zijn rechtszaken gevoerd, er werd een petitie aangeboden, maar ook mensen die baalden dat de brug (die voor verbinding zorgt tussen bepaalde wijken) er nog steeds niet was. Middels het digitale event wilden we alle zorgen en angsten van bewoners boven tafel krijgen. Dit deden we vanuit een studio waar de wethouder en projectleider aan tafel zaten met enkele bewoners. Mensen thuis konden vragen stellen en opmerkingen meegeven via live chat en polls."

Wat waren uitdagingen rondom het event?

“Er zat veel emotie bij enkele bewoners. Het is belangrijk om daar de ruimte voor te bieden, want je moet niet tegenover elkaar komen te staan. Gevoelsmatig was dat soms wel zo in dit project. Een goede(!) gespreksleider was daarom essentieel.”

Wat kan het Sprekershuys bieden? En hoe kwam dit naar voren bij dit event?

“De technische mogelijkheden rondom zo’n digitaal event zijn bijna oneindig. Daar heb je als leek bijna geen idee van. Dit deed namelijk niet onder aan een fysieke bijeenkomst, en dat is best knap. Mensen hebben hun verhalen en zorgen gedeeld en hadden het gevoel dat ze echt inbreng hadden. De studio was prachtig, de techniek was professioneel, de polls en slides gingen erg goed.”

Welke invloed heeft de vormgeving van jullie videocontent gehad op het event?

“Sprekershuys is een professioneel bedrijf, dat zie je terug in hetgeen wat ze neerzetten. Dat laat tegelijkertijd zien dat wij in dit geval het project en de mensen/bewoners ook serieus nemen.”

Zou je anderen aanbevelen een online event te organiseren en zo ja waarom?

“Fysiek is natuurlijk altijd heel prettig van je ziet van meer mensen ook de lichaamshouding. Maar dit online event deed zeker niet onder aan een fysieke bijeenkomst, mede doordat enkele bewoners aan tafel zaten. Dus ik zou het altijd aanbevelen.”

Bij welk gedeelte in het traject had je meer begeleiding willen krijgen?

"Digitale events is nieuw, helemaal in de vorm zoals wij het hebben gedaan. Dan kun je soms moeilijk een voorstelling maken hoe het er dan uiteindelijk uit komt te zien. Wat voor het bedrijf zelf natuurlijk allemaal core business is. Ik vond het soms lastig om dan de juiste dingen aan te leveren, omdat ik soms niet helemaal snapte waar het dan terug zou komen. Belangrijk voor het bedrijf om oog te houden voor de klant die dus echt veel minder kennis heeft op dit gebied."

Hoe kijk je terug op dit online event?

"Zeer tevreden!"

Heb je eventueel tips voor andere organisaties die een online event willen organiseren?

"Lukt het niet fysiek? Dan is een digitale bijeenkomst zeker een goede optie!"