Case: Hogeschool Utrecht
Hogeschool Utrecht sloot het schooljaar gezamenlijk af met alle medewerkers tijdens het 'Fris de zomer in' event door twee weken lang een programma aan te bieden met workshops, trainingen en keynotes. Voor twee weken was Studio Werkspoor de locatie voor de vier inspiratie keynotes van het HU Ontwikkelprogramma. Huysgenoten Arjen Banach, Danielle Braun, Tjerk Ridder en Willem Hooft inspireerden, motiveerden en zorgden bovenal voor plezier tijdens de verschillende webinars. Voor deze case vroegen we Floor Aardema, Expert HR Development bij Hogeschool Utrecht, naar haar ervaringen en de samenwerking.
Hogeschool Utrecht sloot het schooljaar gezamenlijk af met alle medewerkers tijdens het 'Fris de zomer in' event door twee weken lang een programma aan te bieden met workshops, trainingen en keynotes.
Voor twee weken was Studio Werkspoor de locatie voor de vier inspiratie keynotes van het HU Ontwikkelprogramma. Huysgenoten Arjen Banach, Danielle Braun, Tjerk Ridder en Willem Hooft inspireerden, motiveerden en zorgden bovenal voor plezier tijdens de verschillende webinars.
Voor deze case vroegen we Floor Aardema, Expert HR Development bij Hogeschool Utrecht, naar haar ervaringen en de samenwerking.
Wat waren uitdagingen rondom het event?
“We hadden een wens voor diverse invalshoeken, maar wel met een overkoepelend thema; Fris de zomer in. Het doel was medewerkers positiviteit en kracht meegeven om open te staan voor verandering en tegenslag het hoofd te bieden. We hebben al best wat sprekers gehad afgelopen jaren, dus we zijn altijd op zoek naar iets nieuws."
Wat kan het Sprekershuys bieden? En hoe kwam dit naar voren bij dit event?
“Het Samenbrengen van de verschillende sprekers, ook wanneer sprekers niet in hun eigen bestand zitten, zoals in ons geval bij Tjerk, dan nemen ze dit gewoon helemaal over, qua samenwerking techniek etc. Ook kunnen zij voor de locatie zorgen via Studio werkspoor, waardoor je alles bij één partij kunt beleggen, regelen ze de visagie etc. dit alles zorgt er voor dat je zo veel mogelijk ontzorgd wordt, uitkaard betaal je daar ook voor, maar ik vond het het waard.”
Hoe verliep de samenwerking met Sprekershuys in het vinden van de juiste sprekers voor jullie event?
"Inhoudelijk hebben we zelf de keuzes gemaakt, toen we daarin keuzes hadden gemaakt was de planning snel rond door Sprekershuys, opties werden genomen etc. samenwerking verliep voorspoedig. We wisten zelf aardig goed wat we wilden, had daarbij niet het gevoel dan andere sprekers werden opgedrongen, wat ik eerder bij andere bureaus wel heb ervaren."
Welke invloed heeft de vormgeving van jullie videocontent gehad op het event?
“De vormgeving zorgt ervoor dat losse webinars één geheel kunnen worden, dat het zichtbaar van jou is als organisatie (de HU in dit geval) én dat het specifiek is voor deze groep medewerkers, maakt het uniek en persoonlijk.”
Zou je anderen aanbevelen een online event te organiseren en zo ja waarom?
"Zeker, het is veel laagdrempeliger om aan deel te nemen, want je hoeft ‘nergens naartoe’. Je bereikt een grotere doelgroep en ook twijfelaars kan je sneller overhalen om deel te nemen. Onze evaluatie heeft ook uitgewezen dat men niet terug wil naar enkel fysieke webinars. In een studio kan je je event makkelijk opnemen en later delen met andere collega’s. Opnames van fysieke events voelen toch anders aan, bijna alsof je een voyeur bent."
Bij welk gedeelte in het traject had je meer begeleiding willen krijgen?
"Misschien het evalueren na afloop. Wat vond het Sprekershuys zelf, wat zijn aandachtspunten voor de toekomst, wat werkt wel wat niet, hoe verloopt de terugkoppeling naar de sprekers, etc."
Hoe kijk je terug op dit online event?
"Heel goed, wij zijn volledig ontzorgd vooraf en op het moment zelf. Er was een fijne samenwerking met Suzanne en alle mannen van de techniek."
Heb je eventueel tips voor andere organisaties die een online event willen organiseren?
"Weet zelf wat je wilt, wat past bij de organisatie en waar inhoudelijk de uitdaging/belangstelling ligt op dit moment. Zorg voor een goede voorbespreking met de sprekers en doe dit ook vooral zelf. Sprekers waarmee ik heb samengewerkt zijn sponsen als het gaat om informatie over de organisatie zelf en weten dat op een hele natuurlijk manier te vermengen in hun verhaal, waardoor het uniek wordt en mensen het gevoel krijgen dat hij weet in welke wereld je mensen werken en waar ze eventueel tegenaan lopen.
