Case: Verbond van Verzekeraars

Op 8 maart 2021 organiseerde Verbond van Verzekeraars een online verkiezingsseminar: wat werkt in de sociale zekerheid? In onze studio ging dagvoorzitter Marijke Roskam in gesprek met diverse Tweede Kamerleden. Dit online verkiezingsseminar had als doel:

• Inzicht te geven in de economische en maatschappelijke waarde van het huidige stelsel van sociale zekerheid;
• Te wijzen op kansen voor verbetering maar ook op risico’s wanneer aan de verkeerde knoppen wordt gedraaid;
• Gesprek te voeren met politici wat er dan beter kan en waar prioriteiten voor een volgend Kabinet moeten liggen.

In deze case interviewen we opdrachtgever Antoine Reijnders van Verbond van Verzekeraars en Maartje IJzerman van Studio Werkspoor over het evenement en de samenwerking.

Kun je vertellen om wat voor soort event het ging?

Antoine: “Ons doel was om met studiogasten een inhoudelijk gesprek te voeren over de inrichting van de sociale zekerheid in relatie tot aankomende verkiezingen. En om aan een online publiek inzichtelijk te maken hoe er in de politiek over het betreffende stelsel wordt gedacht.”

Waarom heb je voor Studio Werkspoor gekozen?

Antoine: “Wij kozen voor een specifieke dagvoorzitter vanuit het Sprekershuys, omdat zij (Marijke Roskam, red.) ervaring heeft met de thematiek die we wilden agenderen en bovendien een verder in algemene zin zeer sterk is in het structureren en regisseren van een inhoudelijke dialoog. Het helpt wanneer een dagvoorzitter dan ook bekend is met de ondersteunende techniek zodat je dan niet ter plekke zaken hoeft af te stemmen. Zo kwamen we ook bij Studio Werkspoor terecht.”

Op wat voor manier heeft Studio Werkspoor daarbij geholpen?

Antoine: “We hebben pas op het allerlaatste moment besloten een seminar te organiseren. Dat betekent ook dat we in korte tijd veel stappen moesten zetten. Het heeft veel geholpen dat Studio Werkspoor snel kon schakelen en we het seminar zo snel in de steigers konden zetten.”

Wat waren uitdagingen rondom het event?

Maartje: “De aanvraag kwam drie weken voorafgaand aan de productiedag bij ons binnen. Er was dus maar kort de tijd om alles goed voor te bereiden en we moesten snel schakelen. Een tweede uitdaging was dat we pas op de ochtend zelf wisten welke Tweede Kamerleden aanwezig zouden zijn. Een uur voorafgaand aan het event is onze vormgever dus nog bezig geweest met het maken van naamtitels en bumpers.”

Wat kan Studio Werkspoor klanten bieden? En hoe kwam dit naar voren bij dit event?

Maartje: “Bij deze opdracht heeft Studio Werkspoor niet alleen de locatie en techniek verzorgt, maar ook de dagvoorzitter geleverd via Sprekershuys. Daarnaast hebben we gezorgd voor een platform / eventwebsite, geheel in de huisstijl van de opdrachtgever. We hebben verder de opdrachtgever ontzorgt op het gebied van de grafische vormgeving van de videoproductie. Denk hierbij aan een intro, outro, diverse bumpers waarin sprekers aangekondigd worden en naamtitels. Ook uiteraard weer geheel in de huisstijl van de opdrachtgever. In dit geval hebben we dus een totaalpakket geleverd waarbij we op alle vlakken hebben ontzorgd, maar ook is het mogelijk om slechts onderdelen door ons te laten regelen.

Daarbij is het goed om aan te stippen dat je hier als opdrachtgever niet al vele online events voor georganiseerd hoeft te hebben. Daar zijn wij juist voor! Antoine gaf gedurende het proces ook aan dat dit relatief nieuw voor hem was. We hebben ervoor gezorgd om extra goed op alle details te letten en voor hen te denken zodat alles vlekkeloos zou verlopen en overal aan gedacht zou zijn.”

Hoe kijk je terug op dit online event?

Antoine: “ Ik heb geleerd dat er toch wat meer komt kijken bij een online bijeenkomst dat vooraf gedacht. Denk bijvoorbeeld maar aan de digitale omgeving die gebouwd moet worden voor zo’n seminar. Wij kijken met een heel goed gevoel terug op de bijeenkomst.”

Maartje: “Het was een succesvol event waarbij het gestroomlijnd liep. Ondanks dat we kort de tijd hadden, is alles goed verlopen en hebben we alles kunnen regelen waar om gevraagd is.

Hoe verliep de samenwerking?

Maartje: “De samenwerking was erg prettig. We konden snel met elkaar schakelen, wat natuurlijk ook noodzakelijk was gezien de korte tijd die er was. We hadden een planning gemaakt zodat iedereen wist waar hij / zij aan toe was. Dit werkte erg prettig!”

Wat hebben je geleerd en zou je volgende keer anders doen?

Maartje: “Dat sommige dingen niet zo simpel zijn als dat ze lijken. Bij een kleine toevoeging zoals naamtitels laten zien, moet er technisch gezien toch weer wat gereed gemaakt worden om dit te realiseren. Een volgende keer zal ik dus direct nog meer informatie delen met MHB, onze technische partner.”

Ging er nog iets mis of gebeurde er iets grappigs tijdens het event?

Maartje: “Nou, tijdens het event niet, maar vlak ervoor wel. We kregen pas een uur voorafgaand aan het event alle namen van de Tweede Kamerleden door en een wijziging in de line up. We hebben netjes de naamtitels aangemaakt voor de nieuwe sprekers vlak voor het event, maar waren vergeten om de bumper aan te passen waarin de spreker met foto getoond werd. Het was natuurlijk vervelend geweest als er een geheel andere spreker aangekondigd zou worden in beeld dan er daadwerkelijk te zien zou zijn! Gelukkig kwamen we hier voordat het event live ging achter. Een volgende keer dus: nogmaals alle content goed nalopen!”

Heb je tips voor andere organisaties die een online event willen organiseren?

Maartje:

• Een goede host is van onschatbare waarde! Investeer hier in. Een online event is toch een soort televisie maken. Op beeld moet alles strak in elkaar zitten en soepel verlopen.
• Denk aan de vormgeving! Je kunt natuurlijk een hoop met aankleding doen, maar vergeet de grafische vormgeving niet, zoals een mooie intro, outro en naamtitels bij de sprekers die aan het woord komen.
• Trek 1,5 a 2 uur uit voor een doorloop met techniek. Neem de tijd om wat shots te bekijken. Licht goed? Geluid goed? Kan iedereen inbellen die moet inbellen? Go!
• Je hoeft niet alles zelf te kunnen en snappen, vertrouw op en maak gebruik van experts die je kunnen helpen.

Zou je nog een keer een event organiseren in Studio Werkspoor?

Antoine: “Absoluut. Zonder zelf ervaring te hebben met dit type bijeenkomsten ben ik goed ondersteund en hebben we er samen een succes van weten te maken.”