Case: Vormgeving Videoproductie

Vormgeving Videoproductie

Het Sprekershuys kan je volledig ondersteunen bij de organisatie van een online event of webinar. Daarnaast kunnen wij je ook helpen met bijvoorbeeld de vormgeving van jouw videoproductie. In deze case lees je de ontwikkeling en opzet van een online event en de toegevoegde waarde van vormgeving van een videoproductie. David Huizing is één van onze opdrachtgevers en organisator van een mooi online event. We hebben hem geïnterviewd!

Kun je vertellen om wat voor soort event het ging?

“Het event ging over de verplichtstelling van een waarschuwingsregister binnen de zorg- en welzijnssector. Een register waarin zorgorganisaties deel kunnen nemen waarbij het wordt geregistreerd als zorgverleners over de schreef zijn gegaan jegens cliënten. Het ging over het verplicht stellen vanuit het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS). Het doel was ook om input vanuit het werkveld te verzamelen en om samen te kijken naar wat er allemaal mogelijk is. Hoe loopt dit nu? Gaat het goed? Wat kan beter? Het is georganiseerd in samenwerking met het Ministerie van VWS, Regioplus en ZorgZijn Werkt. De doelgroep voor dit event is heel breed. Iedereen met inhoudelijk kennis was erbij. Denk aan HR, managers, bestuurders, belangenorganisaties en brancheverenigingen."

Waar vond het plaats?

“Marijke Roskam was de host van het event, zij was aanwezig in een studio in Leeuwarden. De rest van de sprekers streamden vanuit huis en het publiek was natuurlijk ook thuis."

Hoe kijken jullie terug op dit online event?

“Goed en positief. Op het laatste moment was het toch nog wel veel schakelen. Kort van tevoren moest inhoudelijk de insteek wat veranderd worden. Onze dagvoorzitter Marijke heeft ons daar enorm bij geholpen. Ze wist wat zou werken en wat juist niet. Ze heeft ons daarin goed geadviseerd. We hadden wel een idee wat we wilden bereiken, maar Marijke kon er vorm aan geven.”

Waarom hebben jullie ervoor gekozen om gebruik te maken van vormgeving voor jullie videoproductie?

"We organiseren vaker evenementen in samenwerking met andere partijen. We waren in gesprek met het Sprekershuys en we kregen een aantal verschillende opties te zien van vormgeving van videoproducties met verschillende stijlen. Daar hebben we er één van gekozen."

Hoe was de samenwerking tussen de verschillende partijen?

“We hebben inderdaad met meerdere partijen samengewerkt. Het eerste contact verliep via Maartje van het Sprekershuys. Zij heeft een eerste gesprek ingepland waarbij ze, samen met de technische partij, de mogelijkheden besprak. Dat was heel prettig omdat wij daar nauwelijks verstand van hebben. Later hebben we met Marijke gesprekken gehad. Marijke had goede ideeën en adviezen."

Welke invloed heeft de vormgeving van jullie videocontent gehad op het event?

“Het geeft een professionele uitstraling! Het wachtgedeelte zag er netjes uit, een mooi frame rondom sprekers en teksten over het waarschuwingsregister. Bij sprekers verschijnt er een naamtitel in beeld zodat je weet wie iemand is en wat diegene doet. Het geeft interessante informatie en wat meer context."

Zou je anderen het aanbevelen?

“Ja, zeker wel!”

Bij welk gedeelte in het traject had je meer begeleiding willen krijgen?

“Over de begeleiding ben ik eigenlijk wel tevreden hoe dit is gegaan. Maar het overleg met Marijke had wel twee á drie weken eerder gemogen. Nu was dit een week voorafgaand aan het event waardoor het aanpassen wat lastiger werd. Bij een online event is het nog belangrijker om de inhoud tijdig af te stemmen!”

Hebben jullie tips voor andere organisaties die een online event willen organiseren?

“Belangrijk is de lengte van de uitzending. Ga niet een fysiek event een-op-een vertalen naar online, maar kijk wat echt belangrijk is om te melden en hoe je dit kort en krachtig kunt overbrengen. Bij een fysiek event maakt de duur minder uit; je loopt van zaal naar zaal en je hebt een keer pauze. Maar bij een webinar is het echt anders. Qua lengte moet je denken aan 60 minuten en maximaal 1,5 uur. Daarna wordt het al snel te lang en verliezen mensen hun concentratie. En vergis je niet, je kunt ontzettend veel doen in een uur! Verschillende presentaties, input van deelnemers en we hebben nog veel vragen kunnen behandelen. Het viel me enorm mee. Het klinkt kort, maar in de praktijk is het goed werkbaar. Mits je het goed uitdenkt en een goede planning hebt. Dat is een nieuwe uitdaging bij online evenementen. En zorg dat je de juiste partijen om je heen verzameld. Goede techniek, een krachtige en ervaren host en dergelijke.”