De dag van het online event

Het is de dag van het online event. Voor iedereen is het nieuw en daardoor kan het spannend zijn. Als je deze stappen volgt, wordt het online event een succes!

Het organiseren en bijwonen van een online event zal even wennen zijn. Niet alleen voor de eventmanager maar ook voor de deelnemers, sprekers en dagvoorzitters. Je hebt als team hard gewerkt en nu is de belangrijke dag aangebroken. Waar moet je nog extra alert op zijn en hoe zorg je ervoor dat de dag zelf op rolletjes verloopt?

• Dubbelcheck nóg een keer extra goed of alle online systemen werken. Neem je het op vanuit een studio? Zorg er dan voor dat de technische dienst voor je klaar staat om de final check te doen.
• Ga alvast een uur eerder online met de sprekers, dagvoorzitter(s) en organisatie. Zo kan je net als bij een offline event met elkaar de laatste details bespreken en checken of de techniek werkt en of iedereen begrijpt wat en hoe het gaat lopen.
• Neem net zoals bij fysieke events een inloop moment zodat bezoekers kunnen inchecken. Het zal hoogstwaarschijnlijk niet bij elke online bezoeker vlekkeloos verlopen om op tijd achter het scherm te verschijnen. Zorg ook dat je mensen hebt die bezoekers kunnen helpen bij vragen.
• Zorg er vooraf voor dat zowel de bezoekers als stakeholders weten met wie ze contact op kunnen nemen als iets niet naar behoren werkt. Neem dit op in je draaiboek.
• En bovenal: maak er met z’n allen een online sessie van om nooit te vergeten!