Een hybride event: de praktische zaken

Hybride brengt het beste van live events en virtuele ervaringen samen. Deze combinatie biedt ongekende kansen, mits je het goed doet. Los van een sterk inhoudelijk programma, zijn er ook een aantal praktische zaken waar je aan moet denken.

Waar moet je op letten bij het organiseren van een hybride event? We delen een aantal tips antwoord op dit soort praktische vragen. In het volgende onderdeel delen we tips voor het inhoudelijke programma. Advies nodig? We helpen je graag!

Een evenement organiseren is een hele klus, er zijn ontzettend veel dingen die geregeld moeten worden. Nu zijn veel praktische zaken ineens niet meer zo vanzelfsprekend als eerst. Hieronder vertellen we je waar je rekening mee moet houden.

Locatie

Eén van de belangrijkste punten is de locatie. Kies je bijvoorbeeld voor één grote ruimte of een locatie met allemaal kleinere ruimtes? Overleg van te voren goed met elkaar. Er zijn verschillende mogelijkheden om de bezoekers op een veilige manier samen te laten komen.

• Grote zaal, minder bezoekers

Wanneer je kiest voor een grote open ruimte houd je het overzichtelijk voor jou en je bezoekers. Dit kan een prettig gevoel geven.

• Grote groep bezoekers opdelen in kleinere groepen voor kleinere ruimtes

Je kunt de groep opdelen in bijvoorbeeld drie kleine(re) groepen. Deze groepen wisselen door zodat ze elkaar niet tegenkomen maar dat wel iedereen hetzelfde programma meekrijgt. Bij maximaal 30 personen maak je drie groepen van tien. De groepen starten op verschillende tijden, maar krijgen allemaal dezelfde lezingen. Ook de pauze is niet gezamenlijk maar per groep. De inhoud, beleving en boodschap is volledig gelijk maar wel op een veilige manier. Het voordeel van kleinere groepen is dat er meer ruimte ontstaat voor interactie.

Looproute van auto naar ingang

Vertel het publiek vooraf waar ze kunnen parkeren en regel het verkeer ter plekke. Maak looplijnen hoe de bezoekers naar binnen kunnen en hoe ze het meest veilig bij hun stoel komen. Wees er zeker van dat er nergens ophopingen en/of lange rijen ontstaan. Door begeleiders in te zetten die het geheel in de gaten houden en door met elkaar te communiceren voorkom je dit.

Registratie en garderobe

We gaan richting de zomer dus de kans op mooi weer is groot. Een jas mee is waarschijnlijk niet nodig of laat deze in de auto liggen. Dit scheelt weer een contactmoment. En hoe zit het met de registratie van bezoekers? Zorg ervoor dat zij contactloos en eventueel op afstand kunnen aanmelden. 

Tape, tape, tape

Tape wordt je beste vriend, misschien zelfs wel gekleurde. Door alles duidelijk en zichtbaar af te tapen creëer je automatisch overal een veilige afstand en verloopt de dag gestroomlijnd. Niet alleen van de ingang naar je stoel, maar ook van de zaal of de verzamelruimte naar het toilet. Tip: maak per situatie of groep gebruik van een eigen kleur. Zo houd je het overzichtelijk. Dit kan goed gecombineerd worden met de rest van de aankleding. Als je hier een partij voor inhuurt, neem dit dan ook zeker mee! Zo worden je (gekleurde) looproutes onderdeel van de aankleding.

Om de doorstroom te bevorderen is het aan te raden alle stoelen een nummer te geven en aan dit nummer een bezoeker te koppelen. Ook de lunchplek kan vooraf aan een bezoeker worden gekoppeld.

Koffiepauze en lunch

De koffie- en lunchpauze zijn ontzettend belangrijk om even te ontspannen, om mensen te ontmoeten en om te netwerken. Ook dat kan gewoon doorgaan door iedereen een eigen kleine tafel of een iets grotere voor maximaal vier personen te geven.

Daarnaast krijgt iedereen op een gestroomlijnde manier zijn of haar kopje koffie in een eigen beker. Het duurt misschien iets langer voordat je je kopje koffie hebt, maar dan smaakt het wel extra lekker. De lunch kan je per tafel klaarzetten zodat de bezoekers zo min mogelijk hoeven te lopen.

Nieuwsgierig hoe je jouw inhoudelijke programma het beste kunt opzetten voor hybride events? Lees snel verder voor onze tips. Ook denken we graag met jou mee over de organisatie van een 1,5 meter event. Neem direct contact op via info@sprekershuys.nl om te overleggen of bel ons op 030 304 00 25.