Een hybride event: het inhoudelijke programma

Bij alle soorten evenementen (hybride, virtueel, webinar) is het inhoudelijke programma van essentieel belang. Hoe organiseer je een hybride event met bezoekers thuis én op locatie? Op deze pagina delen we tips voor het inhoudelijke programma van jouw event. Benieuwd met welke praktische zaken je allemaal rekening moet houden bij hybride evenementen? Klik dan hier.

1. Uitnodiging en communicatietraject

Stel je gastenlijst zorgvuldig samen: wie moet er écht fysiek aanwezig zijn? En wie kun je vanuit huis laten deelnemen? Zorg voor een heldere content- en communicatiestrategie richting beide doelgroepen. Naast de praktische informatie over de dag zelf kan er voor- en achteraf nog veel meer met de bezoekers worden gedeeld. Informatie om de impact van het event te vergroten, namelijk het voor- en natraject.

Zo kun je een communicatietraject opzetten. Voorafgaand zijn er verschillende mogelijkheden om je bezoekers al bepaalde kennis te geven zodat iedereen hetzelfde kennisniveau heeft. Je kunt de bezoekers vragen laten insturen voor de spreker of dagvoorzitter om het verhaal zo relevant mogelijk te maken. Of creëer een platform voor bezoekers die digitaal aansluiten, waarin ze met andere bezoekers kunnen connecten, of een reminder kunnen instellen voor de subsessies die ze niet willen missen.

Ná het event zijn er ook verschillende mogelijkheden om de kennis van het event zelf zo lang mogelijk vast te houden en aan te vullen. Denk bijvoorbeeld aan een (online) workshop of een video van de spreker die antwoord geeft op vragen die niet tijdens het event zijn gesteld. Hier vind je de mogelijkheden voor het vergroten van de impact, zowel voor als na het event

2. Doel

Het doel van het event vaststellen en de doelstellingen bepalen is nog steeds ontzettend belangrijk. Doelstellingen kunnen zijn hoeveel bezoekers je betrekt bij een product of dienst van je bedrijf, het aantal mensen vanuit een bepaalde branche of functie dat je op je event wilt hebben, bezoekers informeren en bezoekers aanzetten tot een bepaalde actie. Zorg dat je deze doelstellingen SMART maakt. Dit kun je meten met software, bijvoorbeeld via Sendsteps.

3. Thema

Het thema komt voort uit je doel en doelstellingen. Het is een deel van de fysieke uitwerking ervan. Het thema zorgt er ook voor dat het event een geheel wordt. Hoe meer het thema wordt doorgevoerd in alle facetten, hoe sterker het naar voren komt. Uitpakken met de fysieke doorvoering van het thema of de aankleding kan nog steeds!

1. Rol van de dagvoorzitter

De dagvoorzitter is essentieel voor een geslaagd event, en bij een hybride event al helemaal. Een dagvoorzitter bewaakt de rode draad, verbindt alles aan elkaar en zorgt dat de sprekers én het publiek tot z’n recht komen. Het belang van een dagvoorzitter bij een event waarbij het toch allemaal nét wat anders is dan normaal, wordt alleen maar groter.

Het is zelfs mogelijk dat je voor het online gedeelde en het live onderdeel van je event meerdere dagvoorzitters nodig zijn. Er zijn bijvoorbeeld meerdere zalen en verschillende groepen mensen of het programma wordt zo gemaakt dat elke groep dezelfde dagvoorzitter ziet op een ander moment. Toch is het waardevol om, indien mogelijk, plenair te openen en/of af te sluiten door één dagvoorzitter, omdat je zo het groepsgevoel vergroot. Een belangrijke factor in deze tijd. Of dit mogelijk is hangt natuurlijk af van je locatie.

2. Rol van de sprekers

De verhalen van de sprekers moeten elkaar aanvullen en versterken. Dit komt ook voort uit het doel, de doelgroep en de doelstellingen. Welke verhalen moeten er verteld worden om het doel en de doelstellingen te halen? En passen de verhalen binnen het thema?

3. Briefing dagvoorzitter(s) en sprekers

Voorafgaand vindt er altijd een briefing plaats tussen de klant, sprekers en dagvoorzitter. Naast de inhoudelijke briefing is er nu ook een praktische briefing. Zorg ervoor dat zij goed weten wat er verwacht wordt en welke regels er gelden en laat ze ook meedenken met jouw event concept! Vaak komen zij met vernieuwende ideeën.

Misschien zijn er bijvoorbeeld meer subsessies nodig zodat je een goede verdeling kunt maken onder je publiek. Een voordeel hiervan is dat kleinere groepen de mogelijkheid bieden tot meer interactie.

Als je bovenstaande aandachtspunten goed in acht neemt, kan je een geweldig event vol kennis en inspiratie neerzetten. Vervolgens kan er op het natraject worden gefocust, aansluitend op jouw doel en doelstellingen. Zo leren de bezoekers precies wat je voor ogen had en vergroot je de kans op gedragsverandering achteraf. Iets wat te allen tijde van grote waarde is.