De briefing

Hoe brief je sprekers en dagvoorzitters voor een online event?

Een goede briefing is essentieel in de voorbereiding van event en zeker voor een online event (deels vanaf locatie of geheel digitaal). Doordat de spanningsboog van mensen korter is voor een online event moet het programma strak in elkaar zitten en is interactie onmisbaar. Het is dus van groot belang dat iedereen vanuit de organisatie, de sprekers en zeker ook de dagvoorzitter die alles in goede banen moet leiden, goed gebrieft zijn. Alle neuzen dezelfde kant op! Zo is voor iedereen duidelijk wat het doel is en wat de verwachtingen zijn.

Vanuit het Sprekershuys zorgen wij ervoor dat er een moment wordt gepland waarop je inhoudelijk kan afstemmen met spreker dan wel dagvoorzitter. Bij dagvoorzitters adviseren we, om ze wat eerder in het traject te betrekken bij de vormgeving van het evenement. Fysiek of online, er wordt altijd een voorbespreking gepland. Niet iedereen heeft (veel) ervaring met het organiseren van een online event, daarom is het belangrijk dat er goed nagedacht wordt over de opzet en uitwerking.

Hieronder delen we graag vanuit onze ervaring tips voor het briefen van sprekers en dagvoorzitters voor een online event.

Waar moet je op letten? We maken onderscheid tussen een dagvoorzitter en spreker. Het is noodzakelijk om je doel en doelstellingen duidelijk uitgewerkt en geformuleerd te hebben. De uitvoering hiervan ligt vervolgens bij de dagvoorzitter en sprekers.

Voorbereiding: doel, vorm en inhoud

• Doel en doelstelling bespreken
• Publiek: achtergrond en verwachting
• Verwachting uitspreken
• Wie zijn de sprekers en welk verhaal gaan ze vertellen
• Wat is de behoefte van de doelgroep? Wat wil je het publiek meegeven?
• Scherpe opening afstemmen met dagvoorzitter
• De lengte van de sessie(s) bepalen
  
  

Voorbereiding: praktisch op de dag zelf

• Waar staan de camera’s
• Looprichting voor dagvoorzitter en eventueel spreker(s)
• Hoe laat zijn/is de dagvoorzitter en de spreker(s) aanwezig (voor de voorbereiding)
• Dagvoorzitter laten repeteren met de autocue
• Afstemmen met de dagvoorzitter en spreker(s) of er ruimte is voor improvisatie.

Voorbereiding: doel, vorm en inhoud

• Doel en doelstelling bespreken
• Publiek: achtergrond en verwachting
• Verwachting uitspreken
• Inhoud presentatie
• Video’s aanleveren
• Wat wordt er van het publiek verwacht?
• Vorm presentatie duidelijk hebben
• Hoelang van te voren moet je ‘aanwezig’ zijn?

Voorbereiding: Op de dag zelf (vanuit huis)

• Op tijd ‘aanwezig’ zijn
• Van te voren een online check inbouwen: internetverbinding, geluid, beeld, licht.
• Achtergrond
• Aftelklok
• Presentatie klaarzetten
• Eventuele interactieve tools die de spreker gaat gebruiken testen.

• Hoe komt de spreker of dagvoorzitter aan op locatie (bij voorkeur auto)
• Aankomsttijd dagvoorzitter
• Aankomsttijd eventuele sprekers op locatie
• Neemt de spreker/ dagvoorzitter zelf cuecards mee
• Looproutes
• Kleedkamers
• Aftelklok aanwezig
• Techniek
• Visagie

Een goed draaiboek is van cruciaal belang om alles in goede banen te leiden. Lees op deze pagina onze tips over het maken van een draaiboek voor een online event.

Het Sprekershuys kan met je meedenken over zowel praktische zaken als inhoudelijke zaken. Neem daarom contact op om samen tot een ultiem (online) event te komen.