Blog George Arakel

Recent werd ik door een klant geboekt voor een hokjes-probleem binnen hun organisatie. Ik geef veel lezingen en workshops over dit thema, vandaar de vraag of ik ze kon helpen. De opdracht duurde 6 uurtjes, verdeeld over 2 dagen. Op de eerste dag ging ik het gesprek aan en analyseerde het probleem. Op de tweede dag hield ik een presentatie met een mogelijke oplossing.

Op die eerste dag ging ik bij het bedrijf op bezoek. Samen met de directie ging ik om de tafel om het probleem duidelijk te krijgen en te bespreken. “George, onze medewerkers zitten in hun eigen hokje en komen daar niet uit. Hoe kunnen wij ze uit hun hokje krijgen?”, luidde hun vraag.

De directie legde uit dat het bedrijf bestond uit vier bv’s die gezamenlijk 60 miljoen euro omzet draaien. Allemaal verschillende bedrijven die in één gebouw zitten en elkaar versterken. Waar de directie van baalde was dat binnen elke bv verschillende eilandjes waren ontstaan. Elk afdeling had zijn eigen eiland en de mensen van elk eiland, binnen elk bv, communicerende enkel met elkaar. Zelfs als ze gingen lunchen was er minimaal contact tussen de verschillende eilanden, ook al behoorden ze tot dezelfde bv. De directie vond dit een hokjes-probleem. Zij zagen dit als een vloek en wilden graag hun medewerkers uit deze hokjes krijgen. Letterlijk en figuurlijk.

De eerste vraag die mij te binnen schoot was; waarom willen jullie de medewerkers uit hun hokjes krijgen? Na twee uur in gesprek te zijn kwam eindelijk het verhelderende antwoord. De directie wilde graag dat de verschillende afdeling, binnen de bv en tussen de bv’s zelf, meer met elkaar gaan communiceren zodat de verschillende afdelingen en bv’s elkaar konden versterken voor een betere dienstverlening, met als resultaat een verhoging van de omzet.

Op de tweede dag gaf ik eerst een lezing van driekwartier over wat hokjes denken is. Daarna deed ik een experiment met ze en ging ik vervolgens over naar de probleemstelling en de mogelijke oplossing.

De oplossing geldt eigenlijk voor ieder bedrijf. Want ieder bedrijf heeft verschillende afdelingen met een eigen taak en functie die ervoor moeten zorgen dat het bedrijf slaagt.

De hokjes-cultuur bleek niet het probleem te zijn maar de oplossing! Terwijl de directie zich aan het focussen was om hokjes weg te krijgen, was de oplossing om de hokjes juist te versterken en van elkaar afhankelijk te maken.

Hokjes
Wij mensen hebben hokjes nodig. Dat schept duidelijkheid en structuur. Zo weten we op welke afdeling we horen en wat onze taak is. Zonder een hokje binnen een organisatie waar een persoon bij kan horen, is het een kip zonder kop. Het tegen gaan van deze hokjes is vrijwel onmogelijk en onlogisch. De collega’s die in dit hokje zitten zijn de collega’s waar je het meeste contact mee hebt, omdat je het samen moet doen en van elkaar afhankelijk bent om de afdeling te laten slagen. En daarin ligt het antwoord.

Als je verschillende afdelingen en/of verschillende bv’s met elkaar in contact wilt laten komen omdat dat beter is voor je organisatie, in welke vorm dan ook, dan zijn er drie dingen nodig:

Visie
Allereerst is een duidelijke en gezamenlijke visie nodig die voor iedereen helder is en waar iedereen mee bekend is. En ja, ik weet dat elke organisatie een visie heeft. Maar is die wel helder genoeg en is iedere medewerker er bekend mee?

Gezamenlijke doel
Het tweede wat er nodig is, is een gezamenlijk doel. Ieder afdeling en/of ieder bv heeft uiteraard een eigen doel nodig maar in dit geval hebben ze ook een gezamenlijk doel nodig. Als ze geen gezamenlijk doel hebben, dan is communicatie tussen de verschillende afdelingen/bv’s ook niet noodzakelijk of van toegevoegde waarde.

Wederzijdse afhankelijkheid
Het derde wat er nodig is, en van cruciaal belang is, is dat ze wederzijdse afhankelijkheid nodig hebben om het doel te halen. Zolang de afdelingen en bv’s niet van elkaar afhankelijk zijn, elkaar niet nodig hebben om het doel te bereiken, is verplicht met elkaar moeten communiceren juist iets wat tegen kan werken. Maar als er een gezamenlijk doel is gekoppeld aan een target, dan zullen medewerkers zelf uit hun hokjes stappen en met anderen uit verschillende hokjes communiceren. Ze zullen sneller en meer organisch met elkaar in contact staan waardoor de dienstverlening verbeterd zal worden en de omzet zal stijgen. Misschien wel naar 100 miljoen of meer…

Belangrijk hierbij is dat iedere medewerker een duidelijk hokje heeft waar die toe behoort met een duidelijke taak. Hoe helderder het hokje is, hoe beter de medewerker zijn/haar eigen taken weet en hoe beter hij/zij zal presteren.

Deze blog is geschreven door George Arakel