De haat-liefdeverhouding met Powerpoint. Acht tips van huysgenoot Eva Brouwer om powerpoint effectief te gebruiken.

“Het volgende plaatje is niet zo goed te lezen. En er staat ook informatie op die niet relevant is. Maar toch wilde ik ‘m graag even laten zien.” Klinkt dat bekend in de oren? Powerpoint (of een gelijksoortige presentatie) is een vloek en een zegen tegelijk. Het is een fantastisch middel om een lijn aan te brengen in je verhaal, om dat indrukwekkende filmpje te delen en om het publiek deelgenoot te maken van de laatste cijfers.
Het is ook een klikfestijn in het schemerdonker waar soms geen einde aan lijkt te komen. En een baken waar de nerveuze spreker angstvallig naar blijft staren, om de zaal maar niet in te hoeven kijken.

Acht tips om powerpoint effectief te gebruiken:

1. Less is more. 20 minuten spreken en 60 slides? You do the math! Kijk nog eens kritisch naar je presentatie. Een heel sterk voorbeeld met een leuk verhaal erbij zegt meer dan 5 voorbeelden waar je doorheen moet racen terwijl de klok tikt.
2. De eerste klap is een daalder waard. Je bent al voorgesteld en de zaal is hoogstwaarschijnlijk al drie keer welkom geheten. Begin met een prikkelende stelling, een vraag aan het publiek of een pakkende quote of afbeelding. Daarna kun je altijd nog iets meer over jezelf vertellen.
3. Durf persoonlijk te zijn. Al die grafieken en getallen mogen voor jou gesneden koek zijn, de kans is klein dat iedereen in de zaal begrijpt waar je het over hebt. Durf daarom ook persoonlijk te zijn. Waarom vind jij dit belangrijk? Wat deed het met je toen je met dit onderwerp bezig was?
4. Houd je filmpjes kort. Dit klinkt tegenstrijdig, want een filmpje is toch juist dynamisch en afwisselend? Tuurlijk, tussen 15 staafdiagrammen door is dit een welkome break, maar een filmpje van 5 minuten is stiekem best lang en gaat af van je spreektijd. Om te voorkomen dat je de aandacht verliest, zijn er programma’s om het te monteren, of kun je de presentatie zo instellen dat maar een deel getoond wordt.
5. Kijk de zaal in. Blijf niet steeds naar dat scherm koekeloeren. Maak contact met je publiek. Stel vragen over de materie (“Wie denkt dat het X is?”), maak een grapje (studeer die desnoods in) en dwing jezelf af en toe iemand aan te kijken.
6. Oefen je presentatie. Je bent altijd langer bezig dan je denkt. Oefen van te voren (hardop!) en hou de tijd bij. Dan weet je zeker dat je niet te lang wordt.
7. Ga niet voorlezen. Gebruik de powerpoint als leidraad en gebruik visuals en zo nodig steekwoorden. Anders kun je net zo goed je presentatie uitprinten en uitdelen.
8. Doe het niet alleen. Grote kans dat jouw presentatie onderdeel is van een groter geheel. Betrek de organisatie van het evenement of de dagvoorzitter in een vroeg stadium bij je presentatie. Die kan je helpen om je boodschap duidelijk over het voetlicht te brengen en de beste vorm daarvoor te kiezen.

Geschreven door huysgenoot Eva Brouwer