Onverwachte wendingen tijdens een event (en hoe je ermee dealt)

Lessen van een dagvoorzitter: wat te doen als een evenement niet volgens plan verloopt.

Stel je voor. Je bent maanden bezig met het voorbereiden van je volgende evenement, misschien wel het grootste tot nu toe, en op de dag zelf verloopt niet alles volgens plan.

Als je een ervaren eventprofessional bent, weet je dat dit onvermijdelijk is. Hoe je omgaat met die onvoorziene situaties, beïnvloedt het succes van je event. Je moet flexibel zijn en snel kunnen reageren, terwijl je de kalmte bewaart en het overzicht houdt. Skills die aan de orde van de dag zijn voor professionele dagvoorzitters en daarnaast waardevol zijn voor iedereen in de branche. Een aantal inspirerende lessen van dagvoorzitters.

Voorbereiding is het halve werk
Oké, oké, het is misschien een cliché, maar niet minder waar. Bij eventplanning komt gewoonweg veel kijken en het liefst wil je naast een plan B zelfs een plan C hebben. Als je je bewust bent van de potentiële valkuilen bij het plannen van een evenement, bijvoorbeeld een magere opkomst of technische problemen, verkeer je in de beste positie om de zaken snel om te draaien wanneer het misgaat. Tijdens een voorbespreking vraagt een dagvoorzitter dan ook uitgebreid door om te achterhalen welke sprekers op het podium staan, wie er in de zaal zitten en hoe dit het verloop van je event kan beïnvloeden.

Een dagvoorzitter als je rots in de branding
Dagvoorzitters zijn zich altijd bewust van de mogelijkheid dat een evenement niet altijd volgens plan verloopt. Sterker nog, omgaan met onvoorziene situaties, orde en structuur bewaken en de leiding pakken wanneer nodig, zijn essentiële aspecten van hun rol. Een goede dagvoorzitter is dus meer dan een presentator; hij is een meester in communicatie en in het managen van verwachtingen. Dit zorgt weer voor een soepele en naadloze ervaring voor jou en de deelnemers, zelfs bij onvoorziene omstandigheden.

Flexibiliteit in actie
Zo was Ewout Genemans eens dagvoorzitter bij een event, waar hij op de ochtend van het event hoorde dat de openingskeynote niet door kon gaan. De hoofdspreker, waar veel mensen uit het publiek zich enorm op verheugd hadden, was ziek. Totale overmacht, maar wat doe je in zo'n geval? Met een mix van eerlijkheid en vindingrijkheid nam Ewout het heft in handen: ‘Er werd snel een andere goede, vervangende spreker geregeld door de organisatie, maar die kwam uiteindelijk later dan gepland aan, toen het programma al gestart was. Ik heb toen in alle eerlijkheid gedeeld wat er speelde en aan het publiek uitgelegd dat er sprake was van overmacht. Daarnaast ben ik de vervangende spreker zo in het zonnetje gaan zetten, dat het publiek goed opgewarmd was en zin kreeg in deze onverwachte verrassing. De rest van de tijd vulde ik door een inspirerend en verdiepend interview af te nemen met één van de andere sprekers.’

De planning van het evenement werd toen zo omgegooid, dat na het interview een andere spreker uit het programma zijn lezing kon starten. ‘In zo'n geval moet je snel schakelen en kijken hoe je het event op een positieve manier alsnog tot een succes kunt maken. Uiteindelijk werd de vervangende spreker als beste beoordeeld!’, aldus Ewout.

De sokkenbenadering
Soms komt het voor dat iemand in het publiek een zeer negatieve reactie geeft op een presentatie of discussie. Dagvoorzitter Karim Amghar weet er alles van: ‘Zo'n reactie benader ik met een specifieke filosofie: de "sokkenbenadering". Dit houdt in dat ik me niet te veel concentreer op de negatieve opmerking, vergelijkbaar met wanneer je 10 complimenten krijgt over je outfit en één negatieve opmerking over je sokken. Als mens kun je die tien complimenten helemaal vergeten en je focussen op die ene negatieve reactie. Doe dat dus vooral niet.’

Moet je zo’n respons uit de zaal dan negeren of wegwuiven? 'Nee', stelt Karim: ‘Het is belangrijk om te begrijpen dat achter de negatieve reactie vaak persoonlijke emotie of trauma schuilgaat. Maak van deze emotie of trauma alleen niet de jouwe. Het is niet mijn rol als dagvoorzitter om deze reactie persoonlijk op te vatten, maar eerder om empathie te tonen en te begrijpen waarom iemand zo reageert. Daarna ga je meteen weer door naar de rest van de zaal en ligt je focus vervolgens ook niet meer daar, maar bij de positiviteit in de zaal.’

De tijdbewaker
De zaal is gevuld, de energie in de zaal is voelbaar en je eerste spreker begint vol enthousiasme. De tijd vliegt, maar de spreker ook en helaas negeert hij zijn aftelklok. Wat doe je dan? Dagvoorzitter Pauline de Wilde: ‘Ik zit op de eerste rij en geef subtiel een seintje. Timing is immers cruciaal - lunchpauzes, volgende workshops, alles hangt ervan af. Niets is zo vervelend als uitlopen, zeker aan het begin van de dag. Maar mijn signalen worden genegeerd, dus moet ik in actie komen. Langzaam sta ik op, loop naar de zijkant van het podium, en dan, met een knalgele broek die niet te missen is, stap ik het podium op. Met een grote glimlach en een charme die bij mij past, loop ik naar de spreker. "Hoi," zeg ik, terwijl de zaal begint te lachen. Ze hebben allemaal gezien dat zijn tijd om is. Met een vriendschappelijke arm om de spreker heen, leid ik hem van het podium.

Hoe maak ik deze verloren tijd goed? Simpel. Tijdens een panelgesprek later op de dag, met een knipoog: "Helaas, jouw tijd is voorbij." De zaal lacht, de boodschap is duidelijk en de spreker weet dat hij het kort moet houden. Dit is wat regie nemen inhoudt als dagvoorzitter. Het gaat om aanpassingsvermogen, humor en professionaliteit, altijd met een persoonlijke touch.’

De essentie van flexibiliteit en leiderschap in eventmanagement
Onverwachte momenten tijdens een evenement de baas zijn, vraagt dus om voorbereiding, aanpassingsvermogen en het tonen van leiderschap. Of je nu een dagvoorzitter, organisator of een ander lid van het evenemententeam bent, deze vaardigheden zorgen ervoor dat het evenement soepel verloopt en dat het publiek een positieve en gedenkwaardige ervaring heeft.