Quite een verschijning!

Als dagvoorzitter is één van je belangrijkste vaardigheden: improviseren! Dat had ik al snel in de gaten en werd gisteren weer heel duidelijk.

Even de setting schetsen: een zaal met 150 à 200 mannen en vrouwen (de meesten toch wel IT mannen), het thema: Active and Intelligent Packaging tijdens het AIPIA congres (alles over de trends , do’s and don’ts rondom verpakkingen), één spreker aan m’n rechterzijde, 2 organisatoren iets verderop aan m’n linkerzijde. Het is 1 minuut voordat de interactieve sessie gaat beginnen, waarbij mijn belangrijkste taak is: de zaal te laten stuiteren….dus ik zit volop in mijn kracht en wil bijna mijn microfoon pakken als ik in mijn ooghoek zie dat één van de organisatoren voor de groep wil gaan staan en het woord wil nemen….ik denk: “Ho, stop wat gebeurt hier”. Dus ik tik hem op zijn schouder en zeg: “Mmmm, wat ga je doen?” “Ik ga de mensen zeggen dat ze geen foto’s mogen nemen tijdens de presentatie…..” “Eh nou nee, dat ga je niet doen, dat doe ik wel” Hij sluit zich weer aan bij de andere opdrachtgever en vlak voordat ik mijn mond wil opendoen om de sessie te starten, hoor ik de ene man tegen de andere zeggen: “Mmm, quite een verschijning”. Waarop de andere man zegt: “Tja, zij is de baas”.

In mijn onzekere tijden, had ik met vlekken in mijn nek en mijn aandacht bij deze 2 heren mijn eerste woorden uitgestameld. Dit keer echter niet! Dit keer verscheen er een grote glimlach om mijn mond en hoor ik mijzelf zeggen: dames en heren hartelijk welkom bij deze interactieve sessie, waarbij mijn taak is u met andere energie de zaal te laten verlaten dan waarmee u binnenkwam en ik heb daar enorm veel zin in! Pats boem, juiste energie neergezet ijs gebroken en ik kon aan een prachtige interactieve sessie over verpakkingen beginnen.

Waar draait het hier om? De regie nemen op het moment dat je de regie moet nemen! Ik voelde vanuit mijn tenen dat wanneer deze man, waar ik het heel goed mee kan vinden, daarom durf ik het ook zo te beschrijven, het publiek had aangesproken op iets wat ze NIET mochten doen alvorens ook nog maar iemand de juiste sfeer had neergezet, ze allemaal met hun hakken in het zand hadden kunnen gaan. Dan had ik 100 keer zo hard moeten werken om ze in de actieve – stuiter – modus te krijgen. Niet dat ik vies ben van hard werken, helemaal niet, alleen wel met de juiste energie! Mijn opdrachtgever was hier héél blij mee!

Als dagvoorzitter, maar ook in tal van andere rollen, word ik geacht de dag te begeleiden en daarbij is sfeer het allerbelangrijkste. Iedereen weet inmiddels dat het bij presentaties voor 93% om uitstraling gaat en slechts voor 7% om inhoud. Dus als “leider” van de sessie, of van de dag of van de vergadering of training, of van het evenement of van het verjaardagsfeestje moet je je verantwoordelijkheid nemen! Het is jouw taak (net zoals die van mij) om ervoor te zorgen dat de sfeer zó is, zoals jij die voor ogen hebt…ja ook, als er op het laatste moment iets verandert. Het is namelijk net het echte leven: de enige constante is de verandering! Dus als ik in de coulisse sta, in mijn galajurk, 2 minuten voordat ik het podium in Tuschinski opga om de cast en crew van een nieuwe Nederlandse film aan te kondigen en de producer komt naar mij toe en verandert de lijst van aanwezigen die ik over 30 seconden moet oplezen, dan glimlach ik, focus ik op wat zij zegt, noteer de verandering en stap met mijn grootste glimlach (het is tenslotte een leuke avond uit voor mijn publiek) het podium op!

In mijn kracht, wetend wat ik wil neem ik mijn verantwoordelijkheid!

Geschreven door: Pauline de Wilde