Tip 1/12: Stem vooraf duidelijk af met de spreker wat de doelstelling van zijn presentatie is

Na meer dan 2.200 lezingen en workshops kan ik een heel dik boek samenstellen met do’s en dont’s voor meetingplanners. Want je maakt de gekste dingen mee…
In de meeste gevallen blijkt een boel ellende echter te vermijden te zijn door een goede voorbereiding. In deze blogserie geef ik 12 tips. Dit keer: afstemmen van de doelstelling.

Uit de “Mémoires”:
Ik was een halfuurtje aan het praten. De groep, die bestond uit een tiental goedwillende binnendienst-medewerkers van een verzekeraar, zat geboeid te luisteren. Stilaan begon duidelijk te worden waar deze reeks workshops nu precies mee te maken had: een grondige professionalisering van de telefonische omgang met de klanten.
Ik was zelf ook aardig op dreef en begon met passie en vuur uit te leggen dat het zelf opbellen van de klant bij de top-5 van de meest klantgerichte initiatieven hoorde. De groep noteerde ijverig in de handout, behalve de supervisor van de afdeling. Zij zat mij met dwingende ogen aan te kijken en deed verwoede pogingen om mij met handen en lippen iets duidelijk te maken zonder dat de groep het merkte.
Na enig puzzelwerk kwam ik er achter wat haar boodschap was: ik stond niet te praten tegen de groep die de klanten zelf ging opbellen, maar tegen de afdeling die zich voortaan uitsluitend ging bezighouden met binnenkomende telefoontjes!

Om een bocht van 180º ben ik nooit te beroerd geweest, dus alles is toch nog op z’n pootjes terecht gekomen. Maar toch….
Dit is natuurlijk een extreem voorbeeld. Maar hoe vaak komt het niet voor dat de briefing die aan een spreker gegeven wordt, neerkomt op: “we vinden het wel aardig om bij een dergelijke gelegenheid ook een spreker van buitenaf uit te nodigen, en we dachten onmiddellijk aan u”.

Dat is natuurlijk erg goed voor het ego van de spreker, maar het kan nooit kwaad om een meer concrete doelstelling te geven:

• moet het publiek zich ergens bewust van worden?
• is het de bedoeling dat er aan een bepaalde attitude gesleuteld wordt?
• gaat het om het accepteren van een bepaald feit, of van een verandering?
• worden er na de presentatie gedragsveranderingen verwacht?
• is het de opdracht van de spreker om onder het motto ‘vreemde ogen dwingen’ dat nog eens bevestigd wordt wat de directeur net ervoor ook verteld heeft?
• of gaat het gewoon om vermaak?

“If you don’t know where you’re going, you’ll probably end up somewhere else” luidt een nep-Confucius gezegde. Dat gaat zeker ook op voor presentaties!

Geschreven door: Guido Thys