Tip 5/12: Besteed aandacht aan uitnodiging en introductie

Uit de “Mémoires”:
Elke keer als een uitnodiging of een programma-overzicht in de bus valt voor een evenement waar ik zelf ga spreken, maak ik met haast klamme handen de envelop open. Hoe sta ik nu weer aangekondigd? Meestal is alles dik in orde, maar te vaak is er geen rekening gehouden met mijn instructies. Een bloemlezing uit de alternatieve schrijfwijzen van mijn naam: Thijs, Theys, Thyssen, Thijsen, Gido, Tijs, professor Thys en Th. Guido. Ik blijk in mijn carrière al gewerkt te hebben voor MPS, MSS, PMS, PCM, MSP Associatie, MSP Sales Trainings, Marketing & Sales Consultancy en de Belgische Regering. Minder onschuldig wordt het wanneer de organisatoren, of erger nog: hun communicatiebureau- menen enige creativiteit te moeten loslaten op de titel van de presentatie. Mijn workshop “Omgaan met Klanten” is ooit herdoopt tot “Klanten zijn Top!” “Het belang van Integrale Kwaliteitszorg bij het opzetten en onderhouden van processen voor Verkoop en Klantenservice”, “Klanten Wegjagen” en “Een Belg over Nederland”. En hoe vaak komt het niet voor dat de “dagvoorzitter” mijn presentatie aankondigt met: “En nu geef ik graag het woord aan de heer… eh… aan Guido, die zelf wel vertelt waarover hij gaat praten.”. Het levert mij een aantal inkoppers op bij het begin van het verhaal, maar het geeft geen blijk van een grondige voorbereiding.

Een uitnodiging en een introductie creëren verwachtingen. En het is natuurlijk de bedoeling dat deze verwachtingen maximaal overeenstemmen met wat de presentatie te bieden heeft. Een goede afstemming met de spreker is daarom noodzakelijk, en die kan theoretisch op drie verschillende manieren plaatsvinden:

 geef bij de briefing een ontwerp van de aankondiging aan de spreker en geef hem de mogelijkheid om er commentaar op te leveren en aanvullingen te geven;
 vraag aan de spreker om een dergelijk ontwerp aan te leveren;
 maak het tot een expliciet onderwerp van de voorbespreking.

Een goede briefing van de inleider of dagvoorzitter is al even belangrijk. Het is altijd goed als spreker en “ceremoniemeester” vooraf even de gelegenheid hebben om kennis te maken en elkaars “tone of voice” in te schatten. Daarmee wordt de kans aanmerkelijk groter dat beiden de toehoorders’ verwachtingen dezelfde kant op stuwen.