Tip 7/12 Eisen van sprekers zijn niet altijd grillen maar vaak gewoon kwaliteitsvoorwaarden

Na meer dan 2.200 lezingen en workshops kan ik een heel dik boek samenstellen met do’s en dont’s voor meetingplanners. Want je maakt de gekste dingen mee…
In de meeste gevallen blijkt een boel ellende echter te vermijden te zijn door een goede voorbereiding. In deze blogserie geef ik 12 tips.

Uit de “Mémoires”:

Het verlanglijstje van de doorsnee popgroep is langer dan de inventaris van een middelgrote buurtwinkel, en bevat de meest exotische parafernalia.

De ijdelheid van de gemiddelde gastspreker is echter al bijzonder gestreeld wanneer de organisator informeert of hij de beschikking wil hebben over een kleedkamer, en hij stelt doorgaans veel lagere eisen.

Heel anders verging het mij toen ik mij aanmeldde bij de voorzitter van de plaatselijke winkeliersvereniging die mij op een landelijke bijeenkomst aan het woord gehoord had en zijn leden ook wilde laten genieten van deze presentatie.

Hij troonde mij meteen mee naar een volle, bijzonder luidruchtige feesttent op het lokale marktplein waar ‘s anderendaags de buurtfeesten zouden plaatsvinden. De avond vooraf, zo legde hij mij uit, vond er een gezellig samenzijn plaats voor alle deelnemende winkeliers. Of ik dan mijn scherm en projector dan maar even op de dansvloer wilde opstellen terwijl hij probeerde de aandacht van zijn leden te wekken.

Het plaatst je voor een eergevoel-dilemma: de eer aan jezelf houden en melden dat je in die omstandigheden het beoogde doel niet kunt bereiken, of de uitdaging aangaan en de klus, ook in de moeilijkste omstandigheden, proberen te klaren.

Iedere spreker heeft een minimum aan randvoorwaarden en instrumenten nodig om te kunnen werken. Daarin ligt dan ook het verschil met b.v. een stand-up comedian die niet echt een boodschap heeft over te brengen.

De meeste randvoorwaarden en instrumenten hebben betrekking op geluid en projectie, maar er zijn best nog andere factoren:

 zaalopstelling en zaallicht (zie ook Tip 11);

 goede afstemming inzake voorbereiding en aankondiging (zie ook Tip 5);

 de mogelijkheid om zich vooraf even af te zonderen om concentratie op te bouwen is vooral bij grotere zalen vaak geen overbodige luxe;

 een glas water;

 afhankelijk van het moment van de dag: een maaltijd voor of na en/of logies.

Dit alles hangt echter volledig van de omstandigheden af: wanneer de gastspreker b.v. als een soort verrassing wordt opgevoerd, is een gezamenlijke maaltijd vooraf niet eens een goed idee.

Geschreven door huysgenoot Guido Thys