Tip 8/12 Ensceneer panelsessies en vragen aan de spreker
Maartje IJzerman
Na meer dan 2.200 lezingen en workshops kan ik een heel dik boek samenstellen met do’s en dont’s voor meetingplanners. Want je maakt de gekste dingen mee… In de meeste gevallen blijkt een boel ellende echter te vermijden te zijn door een goede voorbereiding. In deze blogserie geef ik 12 tips. Dit keer: afstemmen van de doelstelling.
In deze blogserie geef ik 12 tips. Dit keer: afstemmen van de doelstelling.
Uit de “Mémoires”:
En toen was er stilte.
Het is de nachtmerrie van elke organisator: -veelal op verzoek van de deelnemers- wordt er een interactief moment in het programma ingebouwd, en niemand doet zijn mond open. Toch zijn er heel wat mogelijkheden en technieken om een dergelijk moment van ultiem gezichtsverlies te voorkomen, de meeste ervan te overleggen met de gastspreker(s):
– ga zorgvuldig na of een paneldiscussie, vragen-aan-de-spreker-sessie, of forumdiscussie wel echt zinvol zijn, lees: of ze bijdragen tot het behalen van de doelstelling van de dag;
– plan ze op het goede moment: hoe dichter bij de sessie waarop gereageerd kan/moet worden, hoe meer reacties er te verwachten zijn;
– laat, indien mogelijk, vragen vooraf inleveren, of geef de aanwezigen de gelegenheid om in kleine groepjes kort te overleggen;
– vraag aan de gastspreker om actief reacties te vragen aan de zaal (“U daar, ik zag u daarnet bedenkelijk kijken. Mag ik u vragen waarom?”;
– vraag aan de spreker om enkele controversiële stellingen in te bouwen;
– duid een of meer “Chinese vrijwilligers” aan die vragen gaan stellen wanneer er geen spontane reacties uit de zaal komen.