Case: Wat Nu?

We snakten ernaar om elkaar weer fysiek te ontmoeten en om iets groots neer te mogen zetten. Deze honger was ook merkbaar onder onze klanten, maar tegelijkertijd voelden we aarzeling. Hoe pak je het aan? En hoe ziet een evenement in de 1,5 meter samenleving eruit? En hoe werkt dit nou online allemaal? En hybride, wat is dat eigenlijk?

Daarom namen we het heft in eigen handen en besloten we onze krachten te bundelen. Samen met onze partners De Fabrique, Momice, Bijman Audiovisueel en Event Design Academy zette we een 3-daags hybride event neer om onze collega’s en klanten uit de branche uit te nodigen. Uiteraard zorgden we voor een inhoudelijk sterk en inspirerend programma en stelden we de volgende vragen centraal:

• Hoe zorg je ervoor dat je met jouw event nog steeds waarde kan bieden aan klanten en sponsoren?
• Hoe houd je rekening met de 1,5 meter samenleving?
• Wat moet ik hier allemaal voor regelen?

Na een korte voorbereiding (wij besloten dit event in een paar weken neer te zetten, iemand nog meer een goed idee?) was het zover: de aftrap van ‘Wat nu?’ Genodigden konden bij de aanmelding kiezen of zij ons event fysiek of online wilde bijwonen. Een combinatie van beide mogelijkheden kon ook. Online deelnemers logde in via Eventmobi om zo te kiezen aan welke sessies zij wilden deelnemen. Het fysieke publiek mochten we op 29 juni welkom heten op de prachtige evenementenlocatie De Fabrique.

Op dag 1 kozen we voor een afwisselend programma. Met als kick-off een roundtable sessie geleid door dagvoorzitter Maarten Bouwhuis. In dit gesprek werd het thema vanuit een breder perspectief aangevlogen. Zal het coronavirus zich verder verspreiden en hoe? Wat voor consequenties heeft dit voor onze branche? En vooral: wat zijn de mogelijkheden? Tafelgasten Maurice de Hond, Bert Slagter en Riemer Rijpkema deelden hun mening en visie. Online Host Pauline de Wilde betrok de online deelnemers door ze de mogelijkheid te bieden vragen te stellen.

Na deze roundtable sessie ging het publiek door naar de subsessies. Het publiek was vrij om te kiezen of zij een lezing wilde bijwonen, of de gelegenheid wilde pakken om te netwerken of advies in te winnen van de deelnemende partijen. Christian Kromme en Erik Kuperus verzorgde een inspirerende subsessie en gingen dieper in op de vragen die spelen bij klant en collega.

Ook deze subsessies vlogen voorbij en al gauw was het tijd voor de gezamenlijke afsluiting van het programma met ruimte voor amusement. Danser I Am Redo sloot af met een korte speech en een prachtige dans. Met een fysieke uitdaging liet hij zien dat je je nooit moet laten beperken door omstandigheden, maar juist kansen moet creëren en in mogelijkheden moet denken, dan bereik je zoveel meer dan je op voorhand had verwacht!

Op 30 juni was dag 2 aangebroken van het event. Met nieuwe fysieke deelnemers. Deelnemers die de dag ervoor fysiek aanwezig waren, konden nu online inloggen, maar ook hier sloten weer nieuwe deelnemers aan. Huysgenoot en dagvoorzitter Anouschka Laheij leidde een ijzersterk tafelgesprek met Diederik Gommers, Paul Smit, Hidde de Vries en Peter Joosten. Een divers gezelschap, met kennis en expertise op het gebied van gezondheid en daarom uiterst boeiend om naar te luisteren. Online host Saber Benjah voorzag het online publiek van input en creëerde ruimte om vragen te stellen.

Na dit plenaire gedeelte kon het publiek kiezen voor een lezing van Paul Smit of van de gelegenheid gebruik maken om met elkaar te netwerken of advies te vragen aan de partners van het evenement. Vervolgens kon het publiek doorschuiven naar de inspirerende sessie van Bibian Mentel. Ook deze lezing vloog voorbij en al gauw was het tijd voor de afsluiter door Mark Siegenbeek van Heukelom. Hij nam het publiek bij de hand voor een mindfulness sessie. Vanuit deze zen-modus kon iedereen doorschuiven naar een heerlijke lunch en onder het genot van een hapje en drankje hun bevindingen van deze dag met elkaar delen.

Op 2 juli mochten we los! Want met de versoepeling betekende dit: meer fysiek publiek. Heel fijn om de prachtige zalen van DeFabrique te kunnen vullen met meer deelnemers (uiteraard op gepaste afstand) en tevens iedereen die niet in de gelegenheid was om er op locatie bij te zijn, vanuit huis/kantoor te kunnen betrekken in een roundtable sessie en twee inspirerende subsessies. Dit keer met als thema ondernemen, aangezien ondernemers net als de eventbranche hard geraakt worden. Wat kan de branche leren van top ondernemers?

Dagvoorzitter Remy Gieling opende de dag samen met online host Rogier Elshout. Remy introduceerde zijn tafelgasten Talitha Muusse, Hans Biesheuvel en Hanna Verboom en leidde het gesprek in goede banen. Rogier zorgde ervoor dat het online publiek in de gelegenheid was om ook hun vragen te stellen en betrok hen andersom ook bij de thema’s door polls en door zelf vragen te stellen aan hen.

Na deze roundtable sessie kreeg het publiek twee lezingen aangeboden door creatieve ondernemers Frank de Ruwe en Ron Simpson. Beide konden hun publiek inspireren met hun ‘out of the box’ ideeën en vernieuwende inzichten.

Cabaretier Barbara Breedijk miste geen seconde van deze dag en noteerde alle grappige one-liners in een notitieboekje om uiteindelijk de dag af te sluiten met een muzikale wrap-up. Een mooie samenvatting van de dag met een hoog entertainment gehalte. Perfect om de borrel mee te openen. Het zonnetje brak door en het fysieke publiek kon zich verplaatsen naar het terras om daar te proosten op een geslaagd 3-daags event. Want naast het feit dat het enorm fijn was om (fysiek) weer samen te mogen komen en dat met boordevol nieuwe inzichten en ideeën dit evenement af te sluiten, konden we ook concluderen dat de vraag ‘Wat nu?’ beantwoord werd. Namelijk: gewoon doen! Natuurlijk vraagt een hybride event om meer voorbereiding en zijn er do’s & don'ts om rekening mee te houden, maar samen sta je sterk.

We zullen onze learnings van dit event met jullie gaan delen. Waarom? Omdat we ons kwetsbaar willen opstellen zodat we er met z’n allen van kunnen leren. Verbinden, dat is waar het Sprekershuys voor staat en ook in deze case bleek het weer onmisbaar. Verbind je aan de juiste partijen, met ieder hun eigen expertise. Samen sta je sterk en ga je gegarandeerd een tof event neerzetten. Proost! Op naar de volgende!