ChatGPT: De ultieme evenementen-assistent voor drukbezette professionals

Nadert de deadline van een evenement, dan kom je als drukbezette professional ongetwijfeld handjes tekort. Gelukkig staat er een assistent in de startblokken om je te helpen. Niet eentje van vlees en bloed, maar een chatbot genaamd ChatGPT. In dit artikel leggen AI-experts Remy Gieling en Job van den Berg uit hoe jij dit geavanceerde algoritme kunt gebruiken om beter, leuker en bovenal veel sneller te werken.

ChatGPT is een chatbot die middels kunstmatige intelligentie is ontworpen om op een natuurlijke manier te communiceren met mensen. Dit betekent dat je geen technische kennis nodig hebt om ChatGPT te gebruiken. ChatGPT begrijpt menselijke taal en kan antwoord geven op een breed scala aan vragen en verzoeken. Dit maakt het een geweldige tool voor professionals in de event-industrie, omdat het je kan helpen bij verschillende aspecten van het plannen en organiseren van evenementen.

Het is goed om te beseffen dat ChatGPT geen nieuwe zoekmachine is, zoals veel mensen denken. Het is een taalmodel dat je helpt bij allerlei klusjes. AI-kenners Job van den Berg en Remy Gieling noemen het vaak een ‘stagiaire’. Het kan je op weg helpen bij een brainstormsessie of bij het schrijven van teksten, maar je zult altijd zelf een controleslag moeten doen om het eigen te maken. Maar als je het goed gebruikt, heb je gegarandeerd een paar uur in de week gewonnen.

Vijf manieren hoe ChatGPT jou kan helpen in je dagelijkse werk:

• Inspiratie

• Communicatie

• Organisatie

• Onderhandelen

• Feedback

ChatGPT is een geweldige tool voor eventprofessionals om inspiratie op te doen voor het organiseren van rake webinars en congressen. Denk aan hulp bij het bedenken van thema's, locaties of sprekers. Door het stellen van gerichte vragen en het gebruik van specifieke prompts - de invoer die je geeft aan het algoritme - kan ChatGPT helpen om snel en gemakkelijk ideeën te verzamelen en inspiratie op te doen.

Een voorbeeld van een prompt die je kan gebruiken om inspiratie op te doen is: "Geef 10 unieke en creatieve suggesties voor een zakelijk evenement in de [sector van de klant]". Door deze vraag te stellen aan ChatGPT, kun je een breed scala aan suggesties en ideeën ontvangen voor mogelijke thema's. Zit de juiste er niet tussen dan vraag je: “Bedenk er nog eens 10” of je past het prompt aan, zodat deze nog specifieker verwoord waar je naar op zoek bent.

Daarnaast kan ChatGPT ook helpen bij het vinden van geschikte locaties en sprekers. Door specifieke vragen te stellen, zoals "Welke bijzondere locaties zijn geschikt voor een evenement met 100 bezoekers in [stad of regio]?" of "Geef 7 suggesties voor kundige Nederlandstalige sprekers die gespecialiseerd zijn in [onderwerp]". Het is belangrijk om te beseffen dat ChatGPT is ontwikkeld als geavanceerd taalmodel en niet als zoekmachine. Bovendien is het systeem getraind op alle informatie die op het internet te vinden was tot september 2021 - dus mogelijk ziet hij recente sprekers over het hoofd.

ChatGPT kan een zeer nuttige tool zijn voor eventprofessionals om de communicatie rondom hun evenementen te verbeteren. Zo kan ChatGPT helpen bij het schrijven van pakkende uitnodigingsmails, social media-posts, het werven van nieuwe klanten of het sturen van follow-up mails naar deelnemers.

Een voorbeeld van een prompt die event-professionals kunnen gebruiken om hun communicatie te verbeteren is: "Schrijf een pakkende uitnodigingsmail voor deelnemers van event [onderwerp en titel] met als programma [plak hier het programma] en de datum en locatie is [datum en locatie]. Benoem in de eerste alinea waarom mensen dit evenement écht niet mogen missen. Geef 5 suggesties voor een opvallende onderwerpregel." Door deze vraag te stellen, kan ChatGPT helpen bij het schrijven van een uitnodigingsmail die aanspreekt en de interesse wekt van de ontvangers.

Wie na het evenement een klacht ontvangt van een deelnemer - bijvoorbeeld dat de koffie te koud was - kan ChatGPT bovendien inzetten om een mooie, empathische reactie te versturen. Kopieer de feedback in de chatbot en stel de vraag “Schrijf hierop een empathische reactie waarbij je aangeeft het aan te kaarten bij de locatie en cateraar” en voila - je hebt hoogstwaarschijnlijk een fan voor het leven.

ChatGPT kan zeer nuttig zijn bij de organisatie van een evenement, bijvoorbeeld bij het genereren van een draaiboek. Door gerichte vragen te stellen, kan ChatGPT helpen bij het maken van een gedetailleerde planning en tijdschema voor het evenement.

Een voorbeeld van een prompt die event professionals kunnen gebruiken om hun draaiboek te genereren is: "Genereer een draaiboek voor mijn event in een tabel. Zet daarin de tijdcode, locatie, gebeurtenis, eindverantwoordelijke en een opmerkingen-veld", het schrijven van een veiligheidsplan (bonustip: vraag vervolgens om de samenvatting in eenvoudige taal te schrijven voor de deelnemers) of stel de vraag “We hebben op ons evenement drie sprekers die elk 25 minuten spreektijd krijgen: een futurist, onze directeur en een klantcase. Welke volgorde moeten we aanhouden?” Door dergelijke vragen te stellen, kan ChatGPT helpen een evenement nog efficiënter te organiseren.

Je herkent het vast: onderhandelen is niet altijd het leukste klusje voor iedereen, maar kan veel waarde opleveren. ChatGPT kan je hierbij helpen. Bijvoorbeeld in het mailcontact met locaties, cateraars, klanten of entertainmentbureaus. Event professionals kunnen bijvoorbeeld ChatGPT vragen om suggesties voor een redelijke prijs voor een bepaalde dienst, of om advies over hoe ze het beste kunnen onderhandelen met een bepaalde leverancier of klant.

Je kunt ChatGPT ook inzetten om te reageren op een voorstel, plak bijvoorbeeld de e-mail met een prijsopgave die je naar beneden wilt hebben en vraag “Schrijf hierop een vriendelijke, maar duidelijke reactie dat we hier niet mee akkoord kunnen gaan en vraag wat de mogelijkheden zijn om op bedrag xyz uit te komen”. Zo kan ChatGPT een beleefde afwijzing sturen op een aanbod dat niet aan de verwachtingen voldoet, of een tegenbod doen met betere voorwaarden. Hierdoor houd jij tijd en energie over om je te concentreren op andere belangrijke aspecten van de organisatie van het evenement.

Tot slot kun je ChatGPT inzetten voor het verzamelen van feedback. Vraag bijvoorbeeld “Welke verrassende vragen over ons evenement kunnen wij in ons evaluatieformulier opnemen, zodat deze persoonlijker en minder generiek wordt”. Je kunt de tool vervolgens ook gebruiken om de verzamelde feedback samen te vatten in een pakkend verslag voor de klant. Kopieer dan de reacties die zijn binnengekomen en vraag: “Schrijf op basis van deze feedback een samenvatting van één alinea die het sentiment goed weergeeft.” Je kan het zelfs weer gebruiken voor inspiratie: “Geef op basis van deze feedback 10 creatieve suggesties hoe we ons event volgend jaar kunnen verbeteren.” En zo is de cirkel weer rond.

Kortom, ChatGPT biedt tal van voordelen voor professionals in de event-industrie. Het kan je helpen bij het plannen, organiseren en verbeteren van je evenementen op vele verschillende manieren. Of je nu op zoek bent naar een persoonlijke assistent, hulp nodig hebt bij het nemen van beslissingen, optimalisatie wenst van je evenement of dat kostenbeheersing het doel is, ChatGPT kan je helpen om je deze doelen te bereiken. Het is een krachtige tool die je werk als evenementenorganisator beter, makkelijker en leuker kan maken.

Voor meer informatie, vraag het Sprekershuys voor de beste sprekers en trainers over AI en ChatGPT.

Als eigenaars van ai.nl staan Remy Gieling en Job van den Berg 100+ keer per jaar op landelijke podia om de belangrijkste ontwikkelingen rondom AI te duiden en de kansen en uitdagingen van data en machine learning tastbaar en toegankelijk te maken. De ontwikkelingen rondom ChatGPT, generatieve AI en handige AI Tools voor bedrijven komen daarin altijd aan bod. Job en Remy delen hun kennis veel in landelijke media waaronder BNR Nieuwsradio, RTL Nieuws, EditieNL, Nieuwsuur, Radio 1, e.v.a. Naast inspirerende keynotes en verdiepende workshops, helpen ze ook teams en bedrijven de mogelijkheden van data en AI in de praktijk te brengen.