Het nut van een paneldiscussie op een event: wat je wel en vooral níet moet doen

“Wat is het nut van een paneldiscussie?” Die vraag kreeg ik onlangs en ik begrijp waar hij vandaan komt. Ik heb vaak genoeg panels gezien tijdens een evenement, waarbij de discussie nauwelijks beheerd wordt, er nauwelijks interactie is met het publiek en er zelden sprake is van balans en diversiteit. Ben je schuldig aan deze dingen?

Dit is hoe je wél een succesvolle paneldiscussie opzet en dit het meest waardevolle onderdeel van je event maakt.

Maar eerst een stap terug. Wat is een paneldiscussie precies? Een panel is een sessie waarbij een groep experts, professionals of (ervarings)deskundigen de gelegenheid krijgt om met elkaar en het publiek te discussiëren of ideeën uit te wisselen over een bepaald onderwerp. In talkshows zie je dit ook dagelijks gebeuren, alhoewel je bij een panel vaak de ruimte hebt om meer experts uit te nodigen. Als je dit goed voorbereidt, kan een panel zoveel voordelen bieden, zoals dialoog en verbinding met je publiek, waardevolle content en langetermijnimpact.

Misschien een open deur, maar ik zie het in de voorbereiding vaak genoeg mis gaan. Als panelleden niet goed zijn geïnformeerd over het onderwerp, of niet bekend zijn met het discussieformat, kan dit leiden tot oppervlakkige en zelfs saaie discussies. Zorg voor een voorbespreking en duidelijke briefing, met de onderwerpen, vragen en tijdskaders per onderdeel. Wanneer alle standpunten van de panelleden helder zijn, kun je vervolgens tijdens het event aansturen op nieuwe inzichten en interessante perspectieven tegenover elkaar zetten.

Tijd is kostbaar en niemand zit te wachten op lange introducties en monologen van panelleden. Of standpunten die veelvuldig herhaald worden. Geef alle deskundigen voldoende tijd om op elkaar te reageren, maar houdt de spanningsboog van je publiek strak. Werk bijvoorbeeld met een zichtbare timer voor alle onderdelen tijdens het panelgesprek. Wees ook niet bang de panelleden professioneel te onderbreken om het gesprek dynamisch te houden.

De juiste vragen stellen, de rode draad, de tijd bewaken en het publiek de kans geven te reageren: het zijn slechts enkele van de vele elementen die een goede moderator waarborgt. Een gebrek aan moderatie leidt tot chaos, verlies van focus en een onsamenhangende discussie. Het is aan de dagvoorzitter om neutraal te blijven, maar er met prikkelende vragen en stellingen wel voor te zorgen dat alle meningen op het podium en in de zaal gehoord worden.

Met een panel dat weinig divers is en bestaat uit experts met vergelijkbare achtergronden, standpunten of expertise, kom je ongetwijfeld ook tot waardevolle inzichten, maar kan het ook leiden tot een eenzijdige discussie. Het is een gemiste kans voor je organisatie en voor het publiek om uit je eigen bubbel te stappen. Tegenargumenten en nieuwe perspectieven zijn een eerlijke reflectie van de vragen waar de samenleving ook tegenaan loopt en een panelgesprek is de ideale gelegenheid om die meningen een podium te geven. Wanneer het past bij het doel van je event, is het interessant om zowel panelleden als publiek uit te nodigen die een andere mening uitdragen dan jij als organisatie. Dan kan er een waardevolle discussie ontstaan, waarbij alle partijen van elkaars perspectief kunnen leren.

Eén van de redenen voor een publiek om een panel te zien, is de kans om in gesprek te gaan met de panelleden over dat onderwerp. Laat je publiek dus aan het woord! Dat kan makkelijk via chattools, zoals Mentimeter, maar nog krachtiger is echt de dialoog aangaan met bijvoorbeeld een catchbox. Door interactie te stimuleren, kunnen paneldiscussies een gevoel van verbinding en gedeelde ervaring creëren en kun je als organisator first-hand meekrijgen met welke vragen je doelgroep rondloopt.

Het event zit erop en het panel was een groot succes! Waarschijnlijk heeft je doelgroep na afloop nog genoeg vragen, waar je met relevante content op in kunt blijven spelen. Door video-opnames, podcasts, artikelen en nieuwsbrieven te delen na het event, kun je de impact vergroten en een groter publiek bereiken. Deelnemers kunnen de discussie opnieuw bekijken, delen met hun netwerk en vervolgvragen stellen aan je organisatie. Blijf dus bovenop de dialoog zitten voor langetermijnimpact. En vergeet niet om de sprekers die je hebt uitgenodigd op je event terug te laten komen in de content.

Een paneldiscussie hoeft dus allesbehalve saai en voorspelbaar te zijn, mits het goed wordt voorbereid, professioneel wordt begeleid en er genoeg ruimte is voor dialoog met het publiek. Uiteindelijk wil je dat het panel je doel ondersteunt en het publiek stof tot nadenken krijgt. Een ervaren moderator speelt hierin een cruciale rol, net zoals een zorgvuldig samengesteld panel. Door deze elementen toe te passen, kan een paneldiscussie transformeren tot het meest waardevolle onderdeel van een zakelijk evenement, waarbij dialoog, verbinding en langetermijnimpact centraal staan.