10 zaken waar je aan moet denken bij een hybride event

Wij zetten ze voor je op een rijtje

Bij een hybride event komen live en online samen. Het is de ideale combinatie tussen een live event en een digitaal of virtueel event. Het zijn in feite twee events in één, dus er komt heel wat kijken bij de voorbereiding. Ga je een hybride event organiseren? Dan zijn dit 10 zaken waar je aan moet denken.

Eén van de belangrijkste punten is de locatie. Kies je bijvoorbeeld voor één grote ruimte of een locatie met allemaal kleinere ruimtes? Je locatie moet in ieder geval inspelen op de vereisten voor het online deel van je event, zoals snel en veilig internet, verschillende studio-settingen, livestream-mogelijkheden, etc.

Een hybride event valt of staat met de juiste techniek. Je wilt irritaties die kunnen ontstaan bij het bijwonen van digitale events voorkomen, dus investeer in het beste beeld en geluid. Met meerdere camera’s creëer je bijvoorbeeld een dynamisch beeld van de eventlocatie voor de online deelnemers. Maar denk ook aan het inbellen van keynote sprekers en interactie via chats, polls of quizzen.

Wanneer je weet welke bezoekers je fysiek aanwezig wilt hebben en welke online, kun je per doelgroep een communicatietraject op maat maken. Voorafgaand zijn er verschillende mogelijkheden om je bezoekers al bepaalde kennis te geven, zodat iedereen hetzelfde kennisniveau heeft. Je kunt de bezoekers vragen laten insturen voor de spreker of dagvoorzitter om het verhaal zo relevant mogelijk te maken.

Een eventplatform is in feite hetzelfde als je eventlocatie, maar dan voor digitale bezoekers. Het is de plek waar, voorafgaand aan het event, bezoekers met elkaar kunnen connecten, jouw content zien of een reminder kunnen instellen voor de subsessies die ze niet willen missen. In het beste geval is het platform volledig aan te passen op jouw branding.

De kracht van hybride zit hem in het vergroten van het bereik en betrokkenheid met je publiek. Zorg daarom voor meer interactie door offline met online te verbinden. Dat kan dus via een platform, maar ook door tijdens het event gebruik te maken van chats, polls en quizzen. Maak daarbij zichtbaar en duidelijk welke vragen vanuit het publiek op locatie komen en welke van de online deelnemers. Of maak gebruik van subsessies. Hierdoor creëer je kleinere groepen en dat biedt de mogelijkheid tot meer interactie.

Ná het event zijn er ook verschillende mogelijkheden om de kennis van het event zelf zo lang mogelijk vast te houden en aan te vullen. Denk bijvoorbeeld aan een (online) workshop, reeks artikelen, of een Q+A met de spreker(s) die antwoord geeft op vragen die niet tijdens het event zijn gesteld. Hier vind je de mogelijkheden voor het vergroten van de impact, zowel voor als na het event.

Het thema komt voort uit je doel en doelstellingen. Het is een deel van de fysieke uitwerking ervan. Het thema zorgt er ook voor dat het event een geheel wordt. Hoe meer het thema wordt doorgevoerd in alle facetten, hoe sterker het naar voren komt. Uitpakken met de fysieke doorvoering van het thema of de aankleding kan nog steeds!

Een dagvoorzitter bewaakt de rode draad, verbindt alles aan elkaar en zorgt dat de sprekers én het publiek tot z’n recht komen. Het is zelfs mogelijk dat je voor het online gedeelte en het live gedeelte van je event meerdere dagvoorzitters nodig hebt. Zij zorgen ervoor dat de sprekers én het publiek - zowel fysiek aanwezig als online - zich gehoord en gezien voelen.

De verhalen van de sprekers moeten elkaar aanvullen en versterken. Dit komt ook voort uit het doel van je event en de doelgroep. Welke verhalen moeten er verteld worden om het doel en de doelstellingen te halen? En passen de verhalen binnen het thema?

Lees ook: Wie is de beste spreker voor jouw online event?

Voorafgaand vindt er altijd een briefing plaats tussen de klant, sprekers en dagvoorzitter(s). Bij een hybride event is er naast de inhoudelijke briefing nog meer aandacht nodig voor een praktische briefing. Zorg ervoor dat je sprekers en dagvoorzitter(s) goed weten wat er van hen verwacht wordt, welke regels er gelden en laat ze ook meedenken met jouw event concept! Vaak komen zij met vernieuwende ideeën.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij de organisatie van jouw hybride event? Wij denken graag met je mee over de vorm en inhoud van jouw event. Neem contact met ons op via 030 304 00 25 of mail naar info@sprekershuys.nl om de mogelijkheden te bespreken.