Een (online) event, nu nog het publiek...

Online zijn er vele opties om met elkaar in gesprek te blijven, geïnspireerd te raken en vanuit je woonkamer deel te nemen aan online events. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen achter zijn laptop of tablet kruipt en deelneemt aan de online georganiseerde sessies?

Bij het organiseren van een fysiek event denk je vooraf goed na over welke bezoeker je wilt trekken. Online is dit net zo goed van belang. Wil je een event organiseren voor 5000 man of een kleine sessie voor 10 personen? Dit is ook belangrijk bij de insteek van het event.

Kies je voor een grote online sessie dan is er minder ruimte voor gesprekken met het publiek en deel je met name informatie. Bij een kleine sessie is meer ruimte voor interactie met de deelnemers. Kies dus van tevoren goed na over welk doel je wilt bereiken met het online event.

Voordeel: zowel nationale als internationale gasten kunnen gemakkelijk deelnemen. Houd daarbij wel rekening met verschillende tijdzones.

Bij het organiseren van een event is het voor zowel offline als online events heel belangrijk dat je bezoekers op tijd geïnformeerd worden. Stuur zeker een paar weken van te voren een ‘Save the Date’. Ook bij het organiseren van een online event kan je creatief zijn in je uitnodigingstraject. Stuur bijvoorbeeld alle bezoeker een boek op van de spreker die zijn/haar sessie tijdens het event geeft of vraag de dagvoorzitter en sprekers een video op te nemen als uitnodiging. Zo zorg je ervoor dat je de deelnemers enthousiasmeert en ze zeker tijd vrijmaken om achter hun laptop te kruipen op de dag zelf.

Geef de deelnemers het gevoel dat ze uniek zijn. Zeker als het gaat om online events is dat belangrijk. Hoe doe je dit? Stuur de uitnodigingsmail met een persoonlijke aanhef en bel, indien mogelijk, alle deelnemers op om te laten weten dat je het erg waardeert als zij deelnemen aan het online event. Zo voelt elke deelnemer zich betrokken.

Kent het event dat je nu online organiseert eerdere fysieke edities? Dan is het heel leuk om deze content ook voor je online event in te zetten. Dit geeft de look and feel van een fysiek event dat online kan worden doorgezet. Hoe doe je dit? Door goed na te denken over hoe je de sessies invult. Wees creatief en start bijvoorbeeld met een yogasessie en sluit de dag af met een muzikant die een huiskamerconcert geeft. Maar wees ook creatief in de sessies zelf. Vraag sprekers om een quiz tussendoor te houden. Zo houd je de aandacht van de deelnemers thuis langer vast.

Het online event is geweest, alle bezoekers klappen hun laptop dicht, en nu? Ook online kun je een natraject opzetten. Zeker als er een groot aantal deelnemers online ingecheckt was. Geef de deelnemers bijvoorbeeld de ruimte om hun vragen in te zenden en vraag de sprekers en dagvoorzitter deze vragen te beantwoorden in een blog of een leuke video.

Van groot belang is om zelf je leerpunten uit het online event te trekken. Voor veel organisaties is het redelijk nieuw om online te gaan. Vraag dus de bezoekers een enquête in te vullen over de online ervaring. Of bel je bezoekers persoonlijk op na het event en deel je bevindingen met elkaar!

Je event van offline naar online verplaatsen? Vraag het Sprekershuys om advies. Virtueel een kop koffie drinken is altijd mogelijk. Neem contact op via ons contactformulier, chat of telefonisch via 030 - 3040025.